Tietosuoja

Audin myyntikumppanien työntekijät

A. Tietosuojakäytännön soveltamisala

Tässä tietosuojakäytännössä kerromme henkilötietojesi käsittelystä AUDI AG:N, Auto-Union-Straße 1, 85057 Ingolstadt, Saksa ("me" tai “Audi”) toimesta liittyen ammatissa toimimiseen Audin myyntikumppanin työntekijänä.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, jäljempänä 'rekisteröity', liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, tunnistenumeron, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
Käsittelyllä tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

B. Yleistä tietoa

I. Kuka toimii rekisterinpitäjänä käsittelyn osalta?
Rekisterinpitäjä henkilötietojesi käsittelyn osalta on
AUDI AG, Auto-Union-Straße 1, 85057 Ingolstadt, Saksa.

II. Kehen voin ottaa yhteyttä?
Jos haluat hyödyntää tietosuojaoikeuksiasi, yhteystiedot tätä varten löytyvät osoitteesta
https://gdpr.audi.com/. Osoitteesta saat tietoa siitä, miten voit hyödyntää tietosuojaoikeuksiasi. Voit lähettää pyynnön myös postitse:
AUDI AG, DSGVO-Betroffenenrechte, 85045 Ingolstadt, Saksa

III. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä myös yhtiön tietosuojavastaavaan omalla kielelläsi osoitteessa
AUDI AG, Data Protection Officer, 85045 Ingolstadt, Saksa
Sähköposti: datenschutz@audi.de

IV. Mitä oikeuksia minulla on?
Kaikkiin alla kuvailtuihin henkilötietoihin ja niiden käsittelyyn liittyviin oikeuksiin saattaa kohdistua soveltuvan EU:n ja kansallisen lainsäädännön mukaisia rajoituksia. Hallintoalueestasi riippuen saatat rekisteröitynä olla oikeutettu seuraaviin tietosuojaoikeuksiin:

1. Oikeus saada tietoa
Sinulla on oikeus saada tietoja henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä toimestamme helppokäyttöisessä muodossa, selkeällä ja helposti luettavalla kielellä. Toteutamme oikeutesi saada tietoja myös tällä käytännöllä, jonka sisältö saatetaan päivittää ajoittain.

2. Pääsyoikeus
Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, onko sinusta olemassa käsiteltäviä henkilötietoja vai ei, ja jos on, saada Audilta tiedot kyseisistä itseäsi koskevista tiedoista ja tiedot myös tietojen käsittelystä itsessään (eli tietojen käsittelyn tarkoitusperät, ennakoitu tietojen säilytyksen ajanjakso, vastaanottajat ja vastaanottajakategoriat, joille henkilötiedot luovutetaan, Audin tekemät tiedonsiirrot jne.), sekä saada kopio sinua koskevista säilytetyistä tiedoista.

3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus saada ilman aiheetonta viivytystä oikaistua sinua koskevat paikkaansa pitämättömät tiedot sekä täydentää Audilla sinusta olevat puutteelliset henkilötiedot.

4. Poisto
Sinulla on oikeus poistattaa Audilla säilytetyt sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos lakisääteiset vaatimukset tähän täyttyvät.
Tämä voi päteä etenkin jos
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin;
• Ainut lainmukainen perusta käsittelyyn oli suostumuksesi, ja olet ottanut sen takaisin;
• Olet esittänyt vastalauseen käsittelylle oikeutetun etusi mukaisella lainmukaisella perusteella liittyen omaan tilanteesi, ja emme voi todistaa, että käsittelylle on tämän ohittavat lainmukaiset perusteet;
• Henkilötietosi on käsitelty laittomasti; tai
• Henkilötietosi on poistettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Jos olemme jakaneet tiedot kolmansille osapuolille, kerromme näille poistamisesta lain vaatimassa määrin.
Huomaa, että poisto-oikeuteen sisältyy rajoituksia. Esimerkiksi meiltä ei vaadita sellaisten tietojen poistamista, jotka joudumme säilyttämään lakisääteisistä tietojen säilytysajoista johtuen, emmekä myöskään saa poistaa niitä. Samoin tiedot, joita vaaditaan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, eivät ole sellaisia, että ne olisivat poisto-oikeuden kattamia.

5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus tietyissä olosuhteissa rajoittaa tietojen käsittelyä (eli merkitä tietyt säilytetyt henkilötiedot, joiden tulevaa käsittelyä rajoitetaan). Vaatimukset ovat:
• Henkilötietojesi todenperäisyys on kyseenalaistettu, ja Audin on varmennettava henkilötietojesi todenperäisyys;
• Käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käsittelyn rajoittamista;
• Audi ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelytarkoituksiin, mutta niitä tarvitaan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai;
• Olet esittänyt vastalauseen käsittelylle, ja ei ole vielä varmennettu, katsotaanko Audin oikeutetut edut sellaisiksi, että ne ohittavat omasi.
Jos käsittelyä rajoitetaan, tällaiset tiedot merkitään rajoitetuiksi ja niitä saa, säilyttämistä lukuun ottamatta, käsitellä ainoastaan suostumuksellasi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tahi toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää Euroopan unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.
Huomaa, että henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista voidaan lain sallimassa määrin hyödyntää myös vaihtoehtona henkilötietojesi poistolle.

6. Tietojen siirrettävyys
Siinä laajuudessa kuin me automaattisesti käsittelemme henkilötietojasi, jotka tarjoat meille suostumuksesi tai kanssasi solmitun sopimuksen mukaisesti, sinulla on oikeus ottaa tiedot vastaan rakenteellisessa, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa formaatissa, ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Audin tätä estämättä. Sinulla on oikeus myös siirrättää henkilötiedot suoraan Audilta toiselle rekisterinpitäjälle, jos teknisesti mahdollista, ja jollei tämä vaikuta muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

7. Vastalause
Jos käsittelemme henkilötietojasi oikeutettujen etujesi tai yleisen edun perusteella, sinulla on oikeus esittää vastalause henkilötietojesi käsittelyn suhteen omaan tilanteeseesi liittyvistä syistä. Lisäksi sinulla on rajoittamaton vastalauseoikeus liittyen tietojesi käsittelyyn suoramarkkinointisyistä. Katso erillinen huomautus "Tiedot vastalauseoikeudestasi" osiosta.
Tietyissä tapauksissa annamme sinulle myös tietosuoja-asetuksien lisäksi rajoittamattoman vastalauseoikeuden oikeutettujen etujesi puitteissa. Tiedotamme sinulle tästä yhteydessä vastaavaan ominaisuuteen tai palveluun.

8. Suostumuksen takaisin vetäminen
Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, voit vetää sen takaisin koska vain. Huomaa, että takaisin vetäminen pätee vain tulevaisuuden osalta. Ennen takaisin vetämistä tapahtuneeseen käsittelyyn tällä ei ole vaikutusta.

9. Valitus
Lisäksi sinulla on oikeus lähettää valitus tietojensuojaa valvovalle taholle, jos uskot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista. Oikeus lähettää valitus pätee ilman, että se rajoittaisi muiden hallinnollisten tai oikeudellisten vastustuskeinojen käyttämistä. Audin vastaavan tietosuojaa valvovan viranomaisen osoite on:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland/Saksa

Yllä ilmaistut valvovan viranomaisen yhteystiedot annetaan rajoittamatta oikeuttasi soveltuvan lain ehtojen ja toimenpiteiden mukaisesti lähettää valitus jäsenvaltiosi valvontaviranomaiselle omassa asuinmaassasi, työpaikassasi tai paikassa, jossa väitetty oikeuksien rikkominen tapahtui.

10.    Tiedot vastalauseoikeudestasi

a)    Vastalauseoikeutesi oman tilanteesi varjolla
Sinulla on vastalauseoikeus omien henkilötietojesi käsittelyyn oman tilanteesi nojalla. Ennakkoehto tälle on, että tietojen käsittely tapahtuu yleisen edun tai oikeutettujen etujen perusteella. Tämä pätee myös kaikkeen profilointiin. Siinä määrin kuin käsittely perustuu henkilötietoihisi oikeutettujen etujen perusteella oletuksemme on, että tähän pakottavat oikeutetut edut ovat osoitettavissa. Tulemme silti tarkastamaan jokaisen yksittäisen tapauksen. Vastalauseen saapuessa emme tule enää käsittelemään henkilötietojasi.
Paitsi jos,
•    Voimme osoittaa, että on olemassa pakottavat oikeutetut syyt tällaisten tietojen käsittelyyn, ja että ne ohittavat etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai
•    Henkilötietojasi käytetään oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

b)    Vastalauseen esittäminen tietojesi käsittelyyn suoramarkkinoinnin tarkoituksiin

Kun käsittelemme henkilötietojasi yhteydessä suoramarkkinointiin, sinulle tiedotetaan tästä viimeisintään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä, ja sinulla on oikeus milloin tahansa esittää vastalause henkilötietojesi käsittelyyn tällaista markkinointia varten. Tämä pätee myös suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin. Mikäli esität vastalauseen henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten, emme enää käsittele niitä tähän tarkoitukseen.

c)    Vastalauseen esittäminen tietojesi käsittelyyn koskien tuotteen parantamista ja yleisen asiakasanalyysin takia
Osana oikeutettua etua annamme sinulle erillisen oikeuden esittää vastalauseen liittyen henkilötietojesi käsittelyyn tuotteiden parantamiseksi ja yleisen asiakasanalyysin takia.
Jos esität vastalauseen käsittelyyn tuotteiden parantamisen ja/tai yleisen asiakasanalyysin takia, emme enää käsittele henkilötietojasi näihin tarkoituksiin. Tähän ei lueta täysin tilastopohjaisia arvioita kootuista tai muuten anonymisoiduista tiedoista.

d)     Vastalauseoikeuden käyttäminen
Vastalause voidaan esittää missä tahansa muodossa, ja se tulisi mieluiten osoittaa yhteystaholle, joka on annettu osiossa B.II.

V. Mitkä tiedot käsittelemme, mihin tarkoituksiin, ja mitkä lainmukaiset perusteet pätevät?

Käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuojasäädöksen (“GDPR”) ja Saksan liittovaltion tietosuojalain (Bundesdatenschutzgesetz, “BDSG”), sekä muiden paikallisten lakien, mukaisesti eri tarkoituksiin. Nimenomaiset käsitellyt tiedot ja tietojenkäsittelyn tarkoitukset yhteydessä ammattilaistasoiseen toimintaasi Audin myyntikumppanin työntekijänä riippuvat inter alia työsi kuvasta. Yleisesti ottaen voimme käsitellä henkilötietosi seuraavien oikeutettujen perusteiden alaisena seuraaviin tarkoituksiin:

Tarkoitukset

Lainmukaiset perustat

Oikeutettu etu

Lakia valvovien viranomaisten ajoneuvon varkaustapauksissa ajoneuvoja ja ajoneuvon osia ajoneuvon tunnistenumeron perusteella seuraamalla tarjoama tuki

Yleinen etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan e alakohta)

 

Petoksen ja rahanpesun esto

Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta), oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Oikeudellisten ja säännöksellisten velvoitteidemme täyttäminen

Terrorismin ja omaisuutta uhkaavan rikollisuuden rahoituksen esto, sen vastainen taistelu ja tutkiminen, vertailu eurooppalaisiin ja kansainvälisiin terrorismin vastaisiin listoihin lain sallimassa määrin

Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta), oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Oikeudellisten ja säännöksellisten velvoitteidemme täyttäminen

Kontrolli- ja raportointivelvollisuuksiemme täyttäminen soveltuvan verolain mukaisesti, datan arkistointi

Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta), oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Oikeudellisten ja säännöksellisten velvoitteidemme täyttäminen

Tietojen luovuttaminen hallinnollisten/oikeudellisten toimenpiteiden puitteissa yksityisoikeudellisten kanteiden todistamista, syyttämistä ja täytäntöönpanoa varten

Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta), oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Oikeudellisten ja säännöksellisten velvoitteidemme täyttäminen

Toiminnallisen suorituskyvyn kirjanpito ja verotusarviointi

Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta), oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta),

Oikeudellisten ja säännöksellisten velvoitteidemme täyttäminen

Tarkistukset ja erikoistarkistukset, sisäiset tutkimukset

Oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Audin, sen työntekijöiden ja jälleenmyyntikumppaneiden, toimittajien jne. säädöksellisten ja lakisääteisten velvoitteiden tarkistus ja vaatimuksenmukaisuus, tarvittaessa ajoneuvon tunnistenumeroa hyödyntäen

Tilastolliset arvioinnit johdon hallintotoimia sekä kustannusten hakemista ja hallinnointia varten

Oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Oikeutettu etumme on suorittaa arviointia yritysprosessien hoitamiseksi ja kustannusten hallitsemiseksi myyntianalyysin sekä tilaustietojen perusteella perustuen mallimyyntikanaviimme, tilausten tilaan, pyydettyjen versioiden ja laitteiden analyysiin sekä yritysindikaattorien raportointiin, tarvittaessa ajoneuvon tunnistenumeroa hyödyntäen.

Oikeudellisten vaateiden toimeenpaneminen ja puolustus

Oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Meillä on oikeutettu etu laatia, esittää tai puolustaa oikeudellisia vaateita.

Kysely GDPR:n kannalta olennaisista yhteyshenkilöistä (esim. tietosuojavastaava, henkilöt, joilla on lupa julkistaa ohjeita, henkilöt, jotka on valtuutettu ottamaan vastaan ohjeita)

Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta), oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Yhteistyö yrityskumppaneiden kanssa, (GDPR-)prosessien sopivan rakenteen luominen yrityskumppanuuden sisällä, lakisääteisten ja säännöksellisten vaatimusten toteuttaminen

Siinä määrin missä käsittelemme muita tietoja muihin tarkoituksiin tai toisella lainmukaisella perustalla, ilmaisemme tämän erikseen vastaavan lainmukaisen perustan kanssa osiossa C.I.

VI. Kuka ottaa vastaan tietoni?

Audin sisällä tiedot ottavat vastaan yksiköt, jotka tarvitsevat niitä toteuttamaan sopimukselliset ja lakisääteiset velvoitteemme ja puolustaakseen oikeutettuja etujamme. Palvelutarjoajat (niin sanotut käsittelijät), joita hyödynnämme ja joihin otamme yhteyttä, voivat myös ottaa vastaan tietoja näihin tarkoituksiin. Yleisesti ottaen jaamme henkilötietosi kolmansille osapuolille vain, jos tämä on tarpeen sopimuksen suorittamiseksi, jos meillä tai kolmannella osapuolella on oikeutettu etu luovuttaa ne, tai jos olet antanut suostumuksesi. Lisäksi tiedot voidaan jakaa kolmansille osapuolille (mukaan lukien tutkivat tai turvallisuusviranomaiset) siinä laajuudessa, mitä lain mukaan toimiminen vaatii, tai toimeenpantavilla säännöksellisillä tai oikeuden määräyksillä. Käyttämiemme tietojen käsittelijöiden ja muiden henkilötietoja vastaan ottavien tahojen yhteystiedot ovat osioissa Error! Reference source not found., Error! Reference source not found., Error! Reference source not found. ja Error! Reference source not found.. Audin tietojenkäsittelyn koon ja kompleksisuuden takia ei ole mahdollista listata kutakin henkilötietojesi vastaanottajaa tässä tietosuojakäytännössä. Tästä syystä yleensä listataan vain vastaanottajien kategorioita.

1. Henkilötietojen käsittelijät
Palveluntarjoajat, joita käytetään ja jotka toimivat Audin puolesta (ns. henkilötietojen käsittelijät), voivat ottaa tietoja vastaan yllä mainituissa tarkoituksissa. Hyödynnämme seuraavien kategorioiden henkilötietojen käsittelijöitä tiettyjen palvelujen tarjoamiseksi. Nämä tukevat meitä liiketoiminnallisten prosessiemme suorittamisessa. Tarkalleen tämä sisältää seuraavien kategorioiden yritykset:
• Seurantapalveluiden tarjoajat
• Verkon toimijat
• Verkkopalveluiden tarjoajat

2. Kolmannet osapuolet
Kolmannet osapuolet voivat ottaa vastaan tietoja niihin tarkoituksiin, jotka määritettiin osiossa B.V.
Jos jaamme tietosi muille tiedonkäsittelijöille tai kolmansille osapuolille yksilöllisten palvelujen puitteissa, tiedotamme sinulle tästä osioissa Error! Reference source not found. ja Error! Reference source not found. ilmaistulla tavalla.

3. Siirretäänkö tiedot kolmanteen maahan?
Tietojen siirto kolmansiin maihin (maat, jotka eivät ole EU:n tai ETA:n jäseniä) voidaan suorittaa, kun sitä vaaditaan palveluiden tarjoamiseksi sinulle, laki vaatii sitä, tai olet antanut tälle suostumuksesi. Samoissa olosuhteissa voimme myös jakaa henkilötietosi käsittelijöille kolmansissa maissa.
Huomaa, että kaikissa kolmansissa maissa ei ole Euroopan komission riittäväksi tunnistamaa tietosuojan tasoa. Kun kyse on tiedon siirrosta kolmansiin maihin, joissa ei ole riittävää tietosuojan tasoa, varmistamme että ennen luovuttamista vastaanottajalla on joko riittävä tietosuojan taso (esim. EU:n komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, tai sopimus niin sanotuista EU:n standardisopimusklausuuleista vastaanottajan kanssa), tai että olemme erikseen saaneet sinulta suostumuksen.
Voit saada meiltä kopion tarkoista sovellettavista tai sovituista säännöistä varmistaaksesi riittävän tietosuojan tason. Käytä Yhteysosion tietoja tähän tarkoitukseen.
Yksityiskohtaiset tiedot tiedon siirrosta kolmansiin maihin, jos relevantteja, annetaan tässä osiossa tai osiossa C.III.3.

VII. Kuinka pitkään tietojani säilytetään?

Säilytämme tiedojasi niin pitkään kuin tarvitaan palvelujen tarjoamiseen sinulle tai kun säilyttäminen on oikeutettu etumme, etenkin mitä tulee vianetsintään.
Lisäksi meihin pätee eri tietojensäilytys- ja dokumentointivaatimuksia, mitkä inter alia seuraavat Saksan kauppaoikeuden säännöstöstä (Handelsgesetzbuch, “HGB”) ja Saksan verosäännöstöstä (Abgabenordnung, “AO”). Tässä kuvaillut ajanjaksot tietojen säilytykselle ja dokumentaatiolle voivat olla jopa 10 vuoden pituisia. Lisäksi säilytyskausi arvioidaan lainmukaisesti oikeudellisin rajoituskausin, jotka voivat olla jopa kolmenkymmenen vuoden mittaisia esimerkiksi Saksan siviilioikeuden (Bürgerliches Gesetzbuch, “BGB”), osioiden 195 jne. mukaan niin, että yleinen rajoituskausi on kolme vuotta.
Tietyissä olosuhteissa tietosi on säilytettävä myös pidempään, kuten esimerkiksi tapauksissa, joissa on määrätty niin sanottu oikeudellinen pito (esim. tietojen siirron kieltäminen käsittelyn ajaksi) hallinnolliseen tai oikeudelliseen käsittelyyn liittyen.
Meihin saattaa myös kohdistua säilytys- ja dokumentointivelvollisuuksia maasi paikallisen lainsäädännön mukaan.
Siinä määrin kuin lisää tietoja on mahdollista antaa, saat lisää tietoa tiedonpitovelvoitteesta osiosta C.IV yksilöllisiin palveluihin liittyen.

C. Käsittely, jonka osalta Audi on ainut rekisterinpitäjä

I. Mitkä tiedot käsittelemme, mihin tarkoituksiin, ja mitkä lainmukaiset perusteet pätevät?
Käsittelemme sinulta lainmukaisesti saamamme tai kirjaamamme henkilötiedot Audin myyntikumppanin kanssa tapahtuvan yrityskumppanuutemme rajoissa (Audi-kumppani, Audi-palvelukumppani, Audin tuoja tai suuri jälleenmyyjä), jossa olet töissä, ja kanssamme tapahtuvan vuorovaikutuksen rajoissa. Tähän sisältyvät erityisesti IT-järjestelmien käyttö (mukaan lukien verkkosivut, alustat, jälleenmyyjien järjestelmät) ja viestintätyökalut, yhteydet Audin työntekijöihin tai asiakaspalveluun, tiedot joita saamme esihenkilöiltäsi ja kollegoiltasi, rekisteröityminen uutiskirjeisiin, osallistuminen Audin koulutuksiin ja jatkuvan koulutuksen tapahtumiin, osallistuminen myyntikumppanien tapaamisiin ja tapahtumiin, osallistuminen arvontoihin ja kilpailuihin, ja muiden kuin käteismuotoisten etujen vastaanottaminen.
Asiaankuuluviin henkilötietoihin sisältyy:
• Ammatilliseen toimintaan liittyvät yhteys- ja (työ)organisaatiotiedot (esim. sukunimi, etunimi, akateeminen arvonimi, sukupuoli, osoite, syntymä- ja kansalaiseksi tulemisen päivä ja -sijainti, asumis- ja työluvat, yritys, osasto, toimi, sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumerot),
• Tiedot liittyen henkilökohtaisiin/ammatillisin olosuhteisiin ja ominaisuuksiin (esim. ammattiluokitus, velvollisuudet, toimet, pätevyydet, koulutus- ja jatkuvan koulutuksen tiedot, tietosuojaan liittyvät ilmoitukset kuten suostuminen henkilötietojen käsittelyyn, kielitaito),
• Erityiskategoria: valokuvat (esim. kuva joka käsitellään tai julkaistaan sisäisiin tarkoituksiin tarkoitetun erityissuostumuksen perusteella esim. sisäisillä somealustoilla),
• IT-käyttötiedot (esim. käyttäjätunnukset, roolit ja valtuutukset, (järjestelmä)luvat, kirjautumisajat, tietokoneen nimi, IP-osoite, käyttäjään liittyvät asetukset, muutosten dokumentointi jne.),
• Tiedot lainmukaisista valvontajärjestelmistä (esim. tiedot IT-turvaohjelmista (mukaan lukien lokitiedostot IP-osoitteilla, MAC-osoitteet, pääsylokit),
• Pätevyystiedot (esim. pätevyyshistoria, koulutuksellinen suunnittelu, koulutukseen liittyvät nimitykset, arviointikeskus, mahdolliset haastattelut)
• Tämän lisäksi saatamme käsitellä sinua koskevia muita henkilötietoja, jotka tarjoat meille liiketoimintasuhteesi puitteissa, esim. portaalien käytön suhteen tai yhteytesi työntekijöihimme soveltamisalan puitteissa.
Käsittelemme aina henkilötietosi vain tiettyjen tarkoitusperien mukaisesti, ja vain tarpeelliseksi katsotuissa määrin tämän tarkoitusperän toteuttamiseen.
Käsittely voi tapahtua seuraavien oikeudellisten periaatteiden mukaisesti:
• käsittely on tarpeen, jotta voitaisiin toteuttaa sopimus, jossa sinä olet sopimuksellisena osana, tai ottaaksesi askeleita pyynnöstäsi ennen sopimukseen liittymistä (yleisen tietosuojasopimuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan b alakohta);
• käsittely on tarpeen EU/EEA-maan oikeuteen tai EU/EEA-jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan GDPR:n Audiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan c alakohta);
• käsittely on tarpeen elintärkeiden etujesi tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan d alakohta);
• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai Audille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan e alakohta);
• käsittely on tarpeen Audin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan f alakohta);
Käsittelemme henkilötiedot jotka saamme IT-järjestelmien käytöstäsi, osallistumisesta tapahtumiin ja pätevyystoimenpiteisiin sekä kilpailuihin ja arvointoihin, ottaaksemme askelia ennen sopimuksen solmimista ja suorittaaksemme vastaavan sopimuksen yleisen tietosuojasäännöksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan b alakohdan suhteen siinä määrin kuin olet sopimusosapuoli. Siinä määrin kuin rekisteröitymiset, kirjautumiset tai käyttö tapahtuvat myyntikumppanin kautta, joka on työllistänyt sinut, käsittelemme tietosi oikeutettujen etujen perusteella ja GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan f alakohdan perusteella. Tässä Audin oikeutettu etu on sopimuksen suorittaminen vastaavan Audin myyntikumppanin kanssa.
Yllä olevien kohtien lisäksi käsittelemme henkilötietosi seuraavien lain mukaisten periaatteiden mukaan seuraaviin tarkoituksiin, erityisesti:

Tarkoitus

Esimerkit

Lainmukaiset perustat

Oikeutettu etu

Liiketoimintakumppanuuden toteuttaminen myyntikumppanin kanssa / myyntikumppanin sopimusten suorittaminen

 (esim. jälleenmyyjän ja

palvelukumppanin

sopimukset)

Yleinen viestintä ja yhteydenpito myyntikumppanin kanssa

Käyttäjätuki (oikeuksien antaminen, IT-tuki, järjestelmään kirjautuminen, valtuutuksen hallinta)

Organisointi/kutsut kokouksiin, tapahtumien ja osallistujien hallinta

Laskutus

Raportointi (myynti- ja suoritusraportointi)

Hallinto

Audi Partner Portal, Audi-kauppafoorumi

Audi Partner Center

Yrityssuhteiden yhteyshenkilöt, esim. yhteyshenkilöt bonusten, tilausten ja pyyntöjen laskentaan

Tyytyväisyyskyselyt myyntikumppanin työntekijöille

Myyntipromootiot

 

 

oikeutetut edut (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Vastaavalle myyntikumppanille luvattujen palvelujen toteuttaminen, myyntiverkon ylläpito

Myyntikumppanien brändäys ja tuki

Uutiskirjeiden ja tuote-/yhtiötietojen, viestinnän ja tuotemerkki/tuotetapahtuman lähettäminen (esim. konferenssit)

 

oikeutetut edut (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja sopimuksen toteuttaminen(GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Audin sisäinen ja ulkoinen kuva

IT-hallinta

Käyttäjien asetusten määritys ja hallinta, roolien järjestäminen, profiilien luominen

oikeutetut edut (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja sopimuksen toteuttaminen(GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

 

Myyjän ja henkilökunnan kehitystoiminta, koulutus, kohdistetut ohjeet ja jatkokoulutus

Pätevyyshallinta

Pätevyysohjelmat

Pätevyyshallinnointi (esim. sisäisten/ulkoisten pätevyystoimenpiteiden itsekirjaus, aikataulutus/resurssien suunnittelu pätevyystoimiin, ulkoisten puhujien hallinta)

Uutiskirjeiden lähettäminen työntekijöille (työntekijöiden haluamassa määrin)

Pätevyystoimenpiteiden suoritus

Henkilökunnan kehitys, mahdolliset tapaamiset, ja myyntikumppanin pätevyyden/erityiskompetenssin tarkistus

Koulutus- ja pätevyystoimenpiteiden laskutus

oikeutetut edut (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja sopimuksen toteuttaminen(GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Vaadittujen spesialistin osaamisten sekä kaupallisten työntekijöiden tarkistus, sekä se, että varmistetaan laatu ja arvio sopimuksellisten velvoitteiden noudattamisesta vastaavalle myyntikumppanille, etenkin liittyen pätevyyskonseptiin.

Kilpailuiden ja arvontojen suoritus

Audi Twin Cup

Sopimuksen toteuttaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

 

Verot

Rahallisten etujen laskenta ja raportointi muina kuin käteisetuina

Lainmukainen dokumentaatio liittyen vieraanvaraisuuden ja lahjojen vastaanottoon

Oikeudellisten verotukseen liittyvien velvoitteiden täyttö (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta)

 

II. Onko minulla velvoitetta tarjota tietoja?
Yrityssuhteen soveltamisalan laajuudessa sinun tulee tarjota vain liiketoiminnan suorittamisen vaatimia henkilötietoja, tai sellaisia, jotka meidän on lain nojalla kerättävä. Jos sinun on tarjottava meille henkilötietoja lainmukaisen tai sopimuksellisen velvoitteen mukaisesti, ilmoitamme sinulle tästä kerätessämme tiedot vastaavaan velvoitteeseen liittyen. Jos et tarjoa meille vastaavia tietoja, tiettyjä palveluja ei ehkä tarjota. Esimerkiksi jos et tarjoa meille yhteystietojasi, emme voi ottaa sinuun yhteyttä tiettyihin asioihin liittyen.

III. Kuka ottaa vastaan tietoni?
Audin tietojenkäsittelyn koon ja kompleksisuuden takia ei ole mahdollista listata kutakin henkilötietojesi vastaanottajaa yksitellen tässä tietosuojakäytännössä. Tästä syystä yleensä listataan vain vastaanottajien kategorioita. Audin sisällä tietosi otetaan vastaan toimistoissa, jotka vaativat sitä aktiviteettien laajuuden mukaisesti (esim. Sales Germany, IT)

1. Henkilötietojen käsittelijät
Palvelun tarjoajat, joita me hyödynnämme sopimuksen mukaan (niin sanotut sopimuskäsittelijät) voivat ottaa vastaan myös tietosi näihin tarkoituksiin. Näihin sisältyvät rajoittumatta:
• VW Group -konsernin yhtiöt, jotka tarjoavat palveluja (esim. IT-palvelut) Audille (esim.VW AG)
• tulostuspalvelujen tarjoajat,
• mediatarjoajat,
• arkistoinnin tarjoajat,
• verkkopalveluiden tarjoajat,
• IT-palveluiden tarjoajat,

2. kolmannet osapuolet
Tämän lisäksi ilmoitamme henkilötietosi seuraaville vastaanottajille tai vastaanottajien kategorioille, jotka toimivat rekisterinpitäjinä:
• Audin asiakkaat, palveluntarjoajat ja toimittajat, joiden kanssa toimit ammattisi tai liikesuhteesi puitteissa
• Audin ulkoiset konsultit (esim. asianajajat, verokonsultit, taloustarkastajat),
• vakuutusyhtiöt,
• viranomaiset valtuuksiensa rajoissa (esim. verotoimisto, poliisi, julkinen syyttäjä, sosiaalivakuutuslaitokset),
• oikeusistuimet,
• muut kolmannet osapuolet siinä määrin, kuin ne ohjeistavat meitä lähettämään tietosi tai antamaan suostumuksesi.

3. Siirretäänkö tietoni kolmannen osapuolen maihin?
Emme yleensä ottaen siirrä tietojasi kolmannen osapuolen maihin (maat jotka eivät ole EU:n tai ETA:n jäseniä), tai kansainvälisille järjestöille.
On olemassa poikkeuksia, jos sinut työllistää myyntikumppani kolmannen osapuolen maassa tai tapahtuma tapahtuu kolmannen osapuolen maassa. Lisäksi jotkin palveluntarjoajat saattavat sijaita kolmannen osapuolen maissa. Joissain tapauksissa henkilötietoja voidaan lähettää myös kolmansien osapuolten maiden viranomaisille ja oikeusistuimille.
Huomaa, että kaikissa kolmansissa maissa ei ole Euroopan komission riittäväksi tunnistamaa tietosuojan tasoa. Kun kyse on tiedon siirrosta kolmansiin maihin, joissa ei ole riittävää tietosuojan tasoa, varmistamme että ennen luovuttamista vastaanottajalla on joko riittävä tietosuojan taso (esim. EU:n komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, tai sopimus niin sanotuista EU:n standardisopimusklausuuleista vastaanottajan kanssa), tai olemme erikseen saaneet sinulta suostumuksen (jos muita sovellettavia GDPR:n mukaisia suojatoimia ei ole). Voit saada kopion näistä toimenpiteistä. Käytä yllä olevia yhteystietoja.

IV. Kuinka pitkään tiedot säilytetään?

Käsittelemme ja säilytämme henkilötietosi tarpeen mukaan niin kauan kuin työsuhteesi vastaavan myyntikumppanin kanssa kestää, soveltuvan lain mukaisesti.
Lisäksi meihin pätee eri tietojensäilytys- ja dokumentointivaatimuksia, mitkä inter alia seuraavat Saksan kaupallisesta koodista (Handelsgesetzbuch, “HGB”) ja Saksan verokoodista (Abgabenordnung, “AO”). Tässä kuvaillut ajanjaksot tietojen säilytykselle ja dokumentaatiolle voivat olla jopa 10 vuoden pituisia. Lisäksi säilytyskausi arvioidaan lainmukaisesti oikeudellisin rajoituskausin, jotka voivat olla jopa kolmenkymmenen vuoden mittaisia esimerkiksi Saksan siviilioikeuden (Bürgerliches Gesetzbuch, “BGB”) osioiden 195 jne mukaan niin, että yleinen rajoituskausi on kolme vuotta.
Tietyissä olosuhteissa tietosi on säilytettävä myös pidempään, esimerkiksi tapauksissa, joissa on määrätty niin sanottu oikeudellinen pito (esim. tietojen siirron kieltäminen käsittelyn ajaksi) hallinnolliseen tai oikeudelliseen käsittelyyn liittyen.
Meihin saattaa myös kohdistua säilytys- ja dokumentointivelvollisuuksia maasi paikallisen lainsäädännön mukaisesti.